Digital Inside
A transformação digital das empresas europeias está a entrar numa nova fase, marcada por uma mudança clara nas prioridades de investimento. Depois de vários anos centrados em software, automação e serviços de cloud, o foco técnico começa agora a deslocar-se para a qualidade dos dados de origem, num contexto em que a inteligência artificial já está presente em mais de um quinto do tecido empresarial europeu e em que quase metade das organizações recorre a serviços pagos na cloud.
Neste novo contexto, a gestão documental deixa de ser uma função de suporte para passar a ser um elemento crítico na fiabilidade dos sistemas de IA. O alerta é deixado pelos responsáveis da PFU (empresa Ricoh) na Península Ibérica, que sublinham o risco operacional associado à utilização de dados inconsistentes, incompletos ou de baixa qualidade no treino e na exploração de modelos de inteligência artificial.
Segundo a empresa, durante muito tempo muitos projetos de digitalização limitaram-se a reproduzir no ecrã a lógica do papel, criando cópias visuais dos documentos sem extrair o conhecimento neles contido. O resultado foi a simples replicação do fluxo físico de trabalho em formato digital, sem a criação de bases de dados verdadeiramente úteis para análise, automação ou apoio à decisão.
Para responder a essa limitação, a estratégia atual da fabricante japonesa passa pela integração entre equipamentos físicos e software capazes de converter contratos, faturas ou processos clínicos em informação estruturada e precisa. O objetivo é reduzir erros nas respostas dos sistemas de IA através da criação de bases de dados fiáveis, uma exigência particularmente relevante em setores com forte intensidade documental, como banca, administração pública, saúde e ensino.
As mais recentes atualizações tecnológicas do portefólio da empresa incluem melhorias na nitidez da captura e ferramentas de processamento capazes de identificar caracteres manuscritos e impressos, preparando os ficheiros para os requisitos analíticos hoje exigidos pelas plataformas de IA e pelos sistemas de automação documental.
Esta aposta na estruturação do dado assenta numa trajetória industrial de seis décadas. A empresa-mãe lançou o seu primeiro equipamento de captura de imagem em 1983 e, desde então, introduziu evoluções técnicas como a deteção ultrassónica de alimentação múltipla, desenhada para evitar a perda de páginas durante o processo de digitalização.
Com mais de 15 milhões de unidades comercializadas em todo o mundo, a presença da empresa mantém expressão relevante em vários mercados, representando 71% no Japão, mais de 40% na América do Norte e cerca de um terço das vendas na Europa.
A evolução da captura avançada de dados está também a ultrapassar o perímetro empresarial. A mesma tecnologia está a ser aplicada na proteção de arquivos eclesiásticos e civis, particularmente vulneráveis a catástrofes naturais, degradação física ou erro humano.
A digitalização de acervos históricos surge, assim, como uma extensão natural desta estratégia, transformando documentos antigos em ativos acessíveis para investigação futura. Um dos exemplos referidos é o acordo com o Dicastério para a Comunicação do Vaticano, organismo impulsionado pelo Papa Francisco, que utiliza estes equipamentos para digitalizar documentação com mais de um século, facilitando o trabalho de investigadores.
