Marc Sureda
Um estudo elaborado pelo McKinsey Global Institute quantificou que os profissionais dedicam aproximadamente um quinto do seu dia de trabalho a procurar dados internos ou a localizar os colegas que dispõem desses dados. Esta situação tem origem na atual fragmentação da informação no ambiente de trabalho, onde os colaboradores recebem notificações por e-mail, aplicações de mensagens instantâneas e diversas plataformas de gestão, sem uma estrutura definida. A conjunção destes fatores configura um cenário de desordem digital que afeta negativamente o bem-estar dos colaboradores e a produtividade geral das empresas, tal como alerta a empresa especializada em sistemas de recursos humanos Humand.
Os principais fatores que prejudicam o desempenho operacional residem na má gestão dos canais de comunicação e na dispersão tecnológica. Em primeiro lugar, a receção de um volume excessivo de e-mails sem qualquer tipo de hierarquia provoca a duplicação de tarefas e a perda de dados relevantes. A isto acresce a utilização simultânea de múltiplas plataformas que carecem de integração entre si, obrigando os utilizadores a alternar constantemente entre diferentes aplicações para gerir projetos ou consultar os comunicados corporativos. Por último, a falta de um repositório centralizado impede que os colaboradores possam resolver as suas dúvidas de forma autónoma e imediata, gerando uma dependência estrutural em relação a terceiros que atrasa os processos de negócio.
Toda esta fragmentação traduz-se num aumento da frustração e numa redução da capacidade de concentração. No entanto, os dados setoriais recolhidos nos setores da logística, da saúde e do comércio a retalho indicam que cada colaborador consegue recuperar 3 horas por semana através da implementação de um sistema de organização centralizado. Um tempo que anteriormente era desperdiçado na procura de ficheiros perdidos ou na triagem de mensagens duplicadas. A automatização das tarefas repetitivas alivia a carga mental do pessoal e permite que os diferentes departamentos concentrem os seus esforços em funções de maior valor acrescentado.
Para atingir este nível de eficiência tecnológica, as organizações devem combinar a implementação de novas ferramentas com a capacidade de liderança organizacional e a escuta ativa dos colaboradores. Segundo a direção da Humand para a região europeia, o estabelecimento de canais de comunicação claros e de um ponto de acesso único à informação são essenciais para ganhar agilidade operacional e fortalecer os laços profissionais entre as diferentes equipas de trabalho.
