João Miguel MesquitaA Ricoh reafirma a sua posição como um dos principais players na automatização e gestão documental com o DocuWare, uma plataforma que visa simplificar e otimizar os processos empresariais. Em conversa no programa Late Night IT, Miguel Matias, Business Development Manager da Ricoh Portugal, destacou a importância da evolução das soluções documentais e o impacto da Inteligência Artificial (IA) na transformação digital das empresas.
A Ricoh, tradicionalmente reconhecida pela sua experiência em imagem e impressão, tem vindo a expandir-se para o setor da gestão documental desde há mais de 25 anos. No início, a empresa desenvolveu soluções pioneiras que permitiam a centralização e pesquisa automática de documentos, antecipando-se às necessidades do mercado. Mais recentemente, a aquisição da DocuWare, e do seu módulo de IA Native AI, reforça a aposta na digitalização e automação de processos empresariais.
Segundo Miguel Matias, a empresa procura resolver os desafios reais dos clientes, adaptando soluções tecnológicas às necessidades específicas de cada negócio. “Não há dois clientes iguais, não existem dois processos de negócio idênticos”, referiu, sublinhando que a IA permite reduzir o trabalho manual repetitivo e minimizar erros operacionais.
A IA como motor da eficiência empresarial
O módulo Native AI do DocuWare permite a classificação automática de documentos, a sua indexação e extração de informação relevante, agilizando processos e reduzindo custos administrativos. Esta tecnologia é especialmente relevante para setores com elevado volume documental, como transportes, saúde e setor automóvel.
O exemplo de uma empresa do setor automóvel citado por Miguel Matias, no Late Nigth IT ilustra bem os benefícios da solução. Antes da implementação do DocuWare, as reclamações eram processadas manualmente, levando a atrasos e ineficiências. Com a nova plataforma, todo o fluxo de reclamações é automatizado, permitindo um acompanhamento em tempo real do estado de cada processo e garantindo respostas mais rápidas aos clientes.
Segurança e independência: Os pilares da confiança na gestão documental
Com a crescente digitalização de documentos, a cibersegurança e a conformidade com o RGPD tornaram-se prioridades. A Ricoh garante que os dados processados pelo DocuWare estão armazenados em servidores europeus na Azure Cloud, assegurando elevados padrões de proteção de dados.
Ademais, a plataforma permite tanto uma implementação cloud como on-premise, oferecendo flexibilidade e garantindo que os clientes mantêm total controlo sobre os seus documentos. “A qualquer momento, o cliente pode extrair todos os seus documentos e dados associados, garantindo autonomia e independência do fornecedor”, explicou Miguel Matias.
Crescimento sustentado e eventos futuros
A adoção do DocuWare tem sido exponencial, contando já com mais de 300 clientes em Portugal e milhares a nível internacional. Para reforçar a sua presença no setor da saúde, a Ricoh organiza no próximo dia 27 de fevereiro um evento dedicado à gestão documental em ambiente clínico, onde apresentará soluções adaptadas às necessidades específicas do setor.
A Ricoh continua, assim, a afirmar-se como um integrador de referência, impulsionando a digitalização e a eficiência das empresas através da inovação tecnológica.
