João Miguel Mesquita
No atual cenário tecnológico onde a eficiência e a sustentabilidade são imperativos, a Softinsa, reconhecida especialista em serviços globais de tecnologias de informação, deu um passo significativo na digitalização dos seus processos. A empresa adotou recentemente a solução SAP Concur para otimizar a gestão de despesas dos seus colaboradores, desde o registo inicial até à contabilização, integrando-a numa plataforma única que visa transformar a gestão de viagens, despesas e faturas.
Esta nova ferramenta já está plenamente funcional e acessível aos 700 colaboradores da Softinsa. O desenvolvimento e a implementação ficaram a cargo da sua própria equipa interna de consultores SAP, que conduziu o projeto em colaboração com os key users da empresa para garantir uma transição suave e adaptada às necessidades reais dos utilizadores. A integração com o SAP Concur representa mais do que uma simples atualização tecnológica: trata-se de uma aposta estratégica no aumento da agilidade e da transparência organizacional.
Maior visibilidade e flexibilidade para os colaboradores
A solução SAP Concur destaca-se pela sua flexibilidade e acessibilidade. Disponível tanto via browser como na versão móvel, permite que os utilizadores registem e submetam despesas em qualquer lugar e a qualquer momento. Esta acessibilidade promove uma gestão mais eficiente e reduz o tempo necessário para processar aprovações e reembolsos. “O SAP Concur vem agilizar os procedimentos internos desta empresa, oferecendo uma solução mais sustentável e mais eficaz tanto para os gestores como para os colaboradores, que agora conseguem inserir as suas despesas em minutos e obter autorizações rapidamente,” afirma João Carvalho, Head de SAP Concur para o Sul da Europa, Médio Oriente e África.
A aceitação por parte dos colaboradores tem sido notavelmente positiva. No primeiro inquérito de satisfação realizado após a implementação, mais de 80% dos inquiridos classificaram a mudança como uma melhoria substancial comparativamente ao anterior processo baseado em documentos físicos. Esta transição não só simplificou o dia-a-dia dos colaboradores como também contribuiu para a redução do uso de papel, alinhando-se com os objetivos de sustentabilidade ambiental da Softinsa.
Centralização e automação: Um novo padrão de eficiência
O impacto mais tangível desta transformação reside na centralização e automação do processo de gestão de despesas. Ao integrar todas as operações relacionadas com viagens, despesas e faturas numa única plataforma, a Softinsa conseguiu não só otimizar a gestão financeira mas também reduzir custos operacionais. O departamento financeiro da empresa destaca a celeridade na aprovação das despesas como um dos principais ganhos, o que permite antecipar pagamentos e melhorar a experiência dos colaboradores.
“A eficiência e agilidade alcançadas com a automação e centralização dos processos são evidentes. Conseguimos maior transparência e conformidade com as políticas internas e regulatórias, além de um processo de reembolso mais rápido, que tem sido bem recebido pelas nossas equipas,” observa Paulo Gervásio, Diretor Financeiro da Softinsa. Adicionalmente, o workflow intuitivo da plataforma SAP Concur facilita o processo de reservas online de hotéis e voos em tempo real, otimizando o fluxo de aprovações e gerando poupanças significativas em custos de viagem.
Transformação Digital em plena evolução
A adoção do SAP Concur está alinhada com a transformação digital mais ampla que a Softinsa está a levar a cabo. Este projeto faz parte de uma série de iniciativas que incluem a migração para o SAP S/4HANA Public Cloud, uma solução que promete revolucionar os processos e a produtividade da empresa. O profundo conhecimento e a experiência da equipa de consultores SAP da Softinsa têm sido determinantes para o sucesso destas implementações.
Ao modernizar a gestão de despesas com o SAP Concur, a Softinsa não só se prepara para responder às exigências de um ambiente de negócios cada vez mais dinâmico, como também estabelece um exemplo de como a digitalização e a automação podem resultar em benefícios tangíveis para colaboradores e gestores. A jornada para um futuro mais ágil e sustentável continua, com a Softinsa posicionada na vanguarda da transformação tecnológica.
